Elaborar um Orçamento Geral da Empresa

As boas práticas de gestão são: trabalhar por objectivos, incentivos e avaliação de desempenho (controlo de gestão), o que implica a existência de um plano director de actividade que normalmente é designado por orçamento geral da empresa.

Um orçamento geral de empresa começa-se a fazer pelas vendas, e realiza-se tipicamente no último trimestre de cada ano, preparando o ano seguiinte. Dado o estudo(s) que possuímos (FMI, OCDE, Eurostat, Banco de Portugal, Associação do sector, …) e que prevê um determinado crescimento para o sector, a empresa terá que se alinhar com essa perspectiva e impor a si própria esse crescimento esperado para o sector, para não perder quota de mercado para os seus concorrentes directos.

Depois vêm os custos, investimentos, as acções a desenvolver, o plano operacional a realizar para atingir esse objectivo comercial, as iniciativas, as feiras, as contratações de pessoal, o lançamento de novos produtos / serviços, …

Todos os departamento / funções da empresa participam na realização do orçamento

Controlo de gestão / execução ao longo do ano do orçamento, com a correspondente correcção de rumo, se nos estivermos a desviar do plano.

• Estruturar e elaborar um Orçamento Geral da Empresa, fases constituintes da elaboração do orçamento, formulários a preencher e colaboração de todos os departamentos da empresa:
• Saber destrinçar custos fixos e variáveis e as suas implicações, saber ler uma Demonstração de Resultados, calcular um conjunto de indicadores financeiros e operacionais e implementar medidas de modo a tornar a empresa mais eficiente do ponto de vista operacional e financeiro, para atingir os melhores resultados;
• Perceber iterações sucessivas para se chegar ao Orçamento Geral da Empresa;
• Efetuar o controlo de gestão / execução ao longo do ano do orçamento;
• Desenvolver um plano de ação para corrigir o curso dos acontecimentos.

1- Preparação e Planeamento do Orçamento

• Análise da evolução do sector, Objectivo comercial, ambição e concorrência
• Fases de elaboração do Orçamento e timings
• Envolvimento de todos os sectores da organização
• Metodologia a seguir:  ZBB (Zero Based Budget), histórico, …
• Formulários e estruturação da informação
• Ferramentas de apoio:  Folha de cálculo Excel e ERP (Enterprise Resource Planning
• Iteração até conclusão do processo

2- Previsão de Proveitos e Custo

• Proveitos mensais ou anuais / fontes de proveitos
• Sazonalidade e previsão da intensidade de negócio mensal – custos variáveis
• Factor de sazonalidade / intensidade de negócio, média deslizante / móvel
• Distribuição do objectivo anual pelos doze meses, de acordo com a sazonalidade
• Custos fixos mensais da Organização
• Custos variáveis mensais

3- Demonstração de Resultados e Indicadores de Gestão

• Análise da Demonstração de Resultados (proveitos e custos)
• Facturação de produtos e serviços
• CMVMC (Custo das mercadorias vendidas e matérias-primas consumidas)
• FSE (Fornecimentos e Serviços Externos) – análise conta 62
• Gastos com Pessoal
• Depreciações e Amortizações
• Função Financeira
• Impostos
• Subtotais:  Margem Bruta, EBITDA, EBIT / Resultado Oper., Resultado Líquido (lucro/prejuízo)
• Indicadores: MB, VAB p/ trabalhador, Meios Libertos / Cash Flow, Custo hora por trabalhador

4- Análise do Ano em Curso e Planeamento

• Análise do Balancete de Outubro
• Análise da conta 62 – extrapolações p/ final do ano em curso
• Simulação do fecho de contas do ano em curso
• Planeamento fiscal do ano em curso com base na simulação
• Estratégia comercial e volume de negócio pretendido, dada a concorrência / sector
• Despesas inesperadas
• CAPEX e OPEX (Investimentos e custos operacionais)

5- Construção do Orçamento

• Preenchimento do Orçamento
• Primeiro objectivo – volume de negócio
• Custos variáveis indexados ao volume de negócio
• Custos fixos / custo de estrutura
• Investimentos

6- Controlo de Gestão e Acompanhamento Orçamental

• No ano seguinte, Controlo de Gestão mensal:  análise de proveitos e custos,
• Análise de desvios do orçamento, medidas correctivas e preventivas
• Demonstração de Resultados previsional
• Mensalmente, controlo de gestão, desvios do orçamento, ganhar consciência, plano de acção para corrigir o curso dos acontecimentos

• Gestores, Empresários, Directores de Departamentos / Funções, Quadros Médios e Superiores de Empresas.

• Todos os interessados em aprofundar o seu conhecimento neste tema.

• Expositivo, interrogativo
• Análisede casos e exercícios práticos