Arquivo e Gestão Documental

Todas as empresas têm um arquivo, onde guardam e conservam os documentos, de forma que possam ser utilizados para responder a necessidades administrativas, pessoais e/ou históricos.

Os arquivos são transversais a qualquer área de negócio e a sua salvaguarda, garante e protege as instituições.

Contudo, o arquivo é uma das tarefas mal amadas dos serviços administrativos. Tal deve-se ao facto de por vezes ser uma tarefa complicada a gestão de documentos tão diversos. Nesta formação vamos desmitificar essa ideia, apresentando soluções práticas, métodos eficazes que permitam a todos os profissionais gerir os seus documentos e da sua equipa, da forma mais eficaz.

Este curso tem como objetivo dotar os participantes de competências, conhecimentos e instrumentos que lhe permitam desenvolver ou melhorar a gestão do arquivo e dos seus documentos, permitindo assim a organização do mesmo para uma consulta eficaz.

No fim do Curso, os Participantes serão capazes de:

• Compreender o que é o arquivo e para que serve;
• Identificar as fases dos documentos segundo a teoria das três idades;
• Conhecer os métodos de classificação e de ordenação de um arquivo;
• Identificar sistemas de organização documental que agilizem o tratamento dos documentos;
• Compreender a Gestão Documental numa organização;
• Compreender a correspondência na empresa e a forma como deve ser organizada;
• Identificar as normas que regula os requisitos da documentação física e digital;
• Compreender as técnicas de preservação e conservação do acervo;
• Enunciar as etapas de conceção e implementação de um Sistema de Arquivo;
• Compreender a importância do Sistema de Arquivo na Organização.

1. Definição de Arquivo

• Conceito de Arquivo
• As mais-valias de um arquivo organizado

2. Introdução à gestão de arquivos

• Missão de um sistema de arquivo na organização da empresa
• Documento, documentos e documento de arquivo

3. Métodos de Classificação de Documentos de Arquivo

• Centralizados ou descentralizados
• Pelo género
• Pela natureza do assunto
• Pela natureza dos documentos
• Grau de sigilo
• Pelos estágios da sua evolução: Ciclo de vida dos documentos
• Pelo seu valor

4. Normas ISO Gestão Documental

• Conceitos e Objetivos
• ISO 15489
• Requisitos da Documentação no âmbito do Sistema da Qualidade

5. O Arquivo Digital

• Os arquivos – Sistemas de Informação
• Os Arquivos nas Instituições: arquivar é uma necessidade
• O ciclo de vida dos documentos e suas etapas (Records Lifecycle);
• Tipos de arquivo
• Arquivos correntes ou administrativos
• Arquivo intermédio

6. Arquivo Histórico ou Definitivo

• Implementação de um sistema de gestão documental;
• A nova Cultura Digital
• Organização dos documentos em ambiente digital (metadados)
• Aplicação de Sistemas Informáticos – Gestão Integrada
• Controlo do fluxo da Informação
• Proteção de dados

• Método expositivo e ativo, com recurso a multimédia;
• Exercícios dinâmicos e práticos.